Матрица Эйзенхауэра в ежедневном планировании

Матрица Эйзенхауэра (матрица приоритетов) - один из самых известных инструментов для управления своим временем. Ее придумал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. Быть главой государства - дело хлопотное, такой человек всегда очень занят, т.к. его работа соединяет в себе разные функции. За день ему надо успеть переделать массу дел.

Поэтому Эйзенхауэр начал испытывать разные инструменты тайм-менеджмента. Он хотел найти нечто самое эффективное. Но так и не нашел такого, чтобы его удовлетворило. Поэтому, в конце концов, он создал собственный инструмент, который в последствии получил его имя.

Организаторские способности Эйзенхауэра ценились всегда и везде. И совершенно заслуженно. Сейчас же матрицу Эйзенхауэра считают одним из самых эффективных средств для составления планов на короткий срок.

Этот замечательный инструмент, несомненно, будет полезен каждому современному человеку. Сегодня всем нужно уметь управлять своим временем. Ведь жизнь наша проходит в спешке и суете. Но, несмотря на гигантские усилия, редко кто бывает доволен результатами своей деятельности.

Все чаще люди жалуются на нехватку времени. Хотя всем нам каждый день выделяется одинаковое число минут. Однако кто-то успевает все, а кто-то беспечно тратит свое время на бесполезные дела. Матрица Эйзенхауэра помогает правильно организовать свое время и тем самым резко повысить свою эффективность.

Что такое
матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра используется для планирования на небольшой срок (один или несколько дней). Это эффективный метод обработки тех списков дел, что человек планирует сделать за этот срок. Как правило, люди составляют столь длинные списки, что все дела из них априори невозможно переделать.

В итоге у них накапливаются недоделанные и незавершенные дела. А это опасно, т.к. незавершенка не только тормозит движение к цели, но и вообще может навредить дальнейшему развитию жизни. Ведь велика вероятность распыления сил и энергии на то, что совершенно человеку не нужно.

Матрица Эйзенхауэра позволяет быстро и эффективно разобраться со списком дел, распределив эти дела по категориям. В результате человек ясно видит все самые важные дела, а также те дела, что вообще не стоят его внимания.

Матрица Эйзенхауэра состоит из 4 полей (квадрантов) - по одному на каждую категорию дел. Категории определяются по принципу срочности и важности: важно - не важно, срочно - не срочно. На рисунке ниже видно, как распределяются эти квадранты.

В каждый квадрант из общего списка дел вносятся лишь те дела, что удовлетворяют критерию данного квадранта.

Описание квадрантов
матрицы Эйзенхауэра

Чтобы понять, как же нужно работать с матрицей Эйзенхауэра, прежде всего, нужно разобраться с ее квадрантами - что же туда вносить. Как я уже говорила, мы рассматриваем лишь те дела, которые вы планируете выполнить в течение дня или какого-то небольшого периода.

Квадрант 1.
Срочные и важные дела.

Самый большой и главный секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что первый квадрант должен всегда оставаться пустым. Только в этом случае можно сказать, что человек умеет эффективно распределять свое время и умеет хорошо планировать.

Если же есть дела, которые нужно вписать в первый квадрант, то это означает, что в жизни человека присутствуют авралы. Он не умеет правильно планировать и привык откладывать все до последнего момента. Он берется за дело лишь тогда, когда вот-вот истекают все сроки.

Поэтому, если вы стремитесь быть эффективным, то, прежде всего, вам следует найти все те причины, что мешают вашей продуктивной работе. Могу вас огорчить, что таких причин может быть огромное множество, начиная от неумения планировать и заканчивая прокрастинацией.

Естественно, все эти препятствия должны быть убраны в первую очередь. Иначе вообще не стоит говорить об эффективности.

Все же иногда могут возникнуть какие-то непредвиденные дела, которые нужно внести в первый квадрант. Но будьте аккуратны. Помните, что для выбора этих дел есть два основных критерия:

Конечно, лучше всего об этом думать заранее и вообще не допускать подобных ситуаций. Всегда гораздо легче предотвратить возможные неприятности, чем ликвидировать последствия. Обдумывайте и делайте все вовремя. Ну, а если дела из этого квадранта не нуждаются в вашем непосредственном участии, то их вообще стоит кому-то делегировать.

Квадрант 2.
Важные и не очень срочные дела.

Эйзенхауэр считал работу с делами данного квадранта самой важной. Если человек своевременно помещает сюда задачу и последовательно ее исполняет, то данному делу он может посвятить столько времени, сколько оно требует.

Причем, он может работать без спешки, суеты и не страдать потом от разных пагубных последствий. Так, профилактический осмотр у зубного защитит от неожиданной зубной боли, а своевременная работа над отчетом избавит от ночных переработок.

В эту группу задач обязательно надо вносить дела, что направлены на достижение своих целей.

Как раз на эти дела нужно сосредотачивать максимальное внимание и именно сюда надо прилагать все свои силы. Ибо целенаправленное и методичное выполнение дел данного квадранта гарантирует большую отдачу в будущем.

В список дел второго квадранта обязательно надо включить задачи по личностному росту, саморазвитию, заботе о своем здоровье. Ведь все это составляет фундамент любого успеха. Сюда же должны входить задачи по анализу своих действий, а также разработка новых планов и анализ новых возможностей и перспектив.

Отсутствие бремени срочности позволяет вам выполнять поставленные задачи максимально качественно. Но не забывайте, что за сроками все же надо следить. И несвоевременное выполнение этих задач может перевести их в первый квадрант. А вот такого исхода надо остерегаться.

Квадрант 3.
Срочные и неважные дела.

В этот квадрант помещают дела, что мешают эффективно работать, т.к. требуют к себе срочного внимания. Надо быть особо внимательным к таким делам. Часто их путают с задачами первого квадранта. Но не все срочное есть важным. Основной критерий для различения срочного и важного - приближает ли данное дело вас к цели или нет. В третий квадрант входят задачи , что никак не связаны с вашей целью.

Поэтому всегда надо четко формировать свои цели, помнить о них и быть сфокусированным на них. Самое простое - всегда иметь их описание перед глазами.

В третий квадрант попадают многие бытовые дела, например, ремонт обуви в конце сезона, помощь соседу в перевозке мебели, неважные телефонные звонки. Здесь могут появиться и незапланированные ранее дела, типа какая-то срочная встреча. А вот ремонт компьютера, к примеру, может быть и важным (если вы работаете на нем или ведете блог), и неважным (если вы используете его только для игр).

Так что, не стоит путать важность и срочность. Почему-то большинство людей автоматически начинают считать срочные дела важными. В результате в их жизни возникает напряженность и цейтнот, а их день наполняется суматохой.

Суматоха всегда удаляет от цели. Основоположник менеджмента, Фредерик Тейлор, в свое время говорил, что организацию дел можно считать хорошей, если все делается не спеша и без суеты.

Как правило, дела третьего квадранта всего лишь отвлекают от того, на что вы нацелены и что реально вам нужно. Они попросту съедают время. Поэтому лучше всего постараться не рассеивать внимание на такие дела. Понять же, важное дело или нет, достаточно просто - всего лишь спросите себя "Что произойдет, если я этого не сделаю?".

Квадрант 4.
Неважные и несрочные дела.

Сюда попадают все то, что мы делаем почти каждый день, но это никак не связано с нашей работой: просмотр телевизора, пустые телефонные разговоры, компьютерные игры, посещение форумов, социальных сетей и т.д. Это обычно приятные дела, но вовсе не обязательные.

Эти дела Эйзенхауэр назвал настоящими "пожирателями времени", что снижают продуктивность дня.

Неужели кому-то не жалко потратить 203 часа на просмотр сериала? А ведь это больше недели нашей жизни. И это время можно было бы использовать более продуктивно.

Такие дела можно просто не делать, или же делать лишь тогда, когда у вас остается свободное время. В общей очереди ваших дел они должны стоять в самом конце. И еще не забывайте жестко лимитировать время, которые вы выделяете на такие дела.

Кое-кто может сказать, что подобные занятия помогают ему отдыхать. Но это сложно назвать полноценным отдыхом. Такие занятия не просто бесполезны, они - вредны. Лучше отдыхать качественно.

Так что найдите свои пожиратели времени и установите над ними жесткий контроль.

Кстати, многие рутинные дела из четвертого квадранта можно и нужно делегировать. В любой семье можно распределить обязанности, чтобы не перенапрягать себя и все делать спокойно.

На этом мы пока прервем наше рассмотрение матрицы Эйзенхауэра. Я предлагаю вам хорошо обдумать данную информацию, попытаться ею воспользоваться, чтобы разбить свои дела по данным категориям. А во второй части статьи мы уже познакомимся более детально с тем, как же надо работать с данной матрицей.