Как планировать время: 7 самых популярных техник тайм-менеджмента

Молодые мамы как никто другой сталкиваются с проблемой нехватки времени. Кажется, что всё свободное время занимает ребёнок, а хочется при этом найти время на себя, мужа и карьерное развитие. Для всех, кто интересуется, как планировать время, у меня есть хорошая новость. Не надо изобретать велосипед, потому что уже придумали техники, системы и программы, которые помогут вам оптимизировать время. Сегодня поговорим о самых популярных из них.

1. Pomodoro

Pomodoro - это одна из моих любимых техник, потому что очень подходит для работников моей сферы деятельности: писателей, художников, дизайнеров и т.д. Суть техники в чередовании циклов работы и отдыха. Например, после 30-минутной беспрерывной работы вы делаете пятиминутный перерыв и снова возвращаетесь к работе. Какими будут по длительности циклы и сколько их будет за день решаете вы, исходя из личных предпочтений.

Преимущества:

• Концентрация. Достигается максимальная концентрация, так как в течение цикла работы вы не отвлекаетесь ни на что, а все звонки и разговоры откладываются на цикл отдыха.
• Легкость использования. Техника достаточно простая и эффективная.
• Творческий подход. Техника позволяет использовать максимум своих творческих возможностей и возвращаться к работе после перерыва с новым подходом.
• Тайминг. Вы сможете объективно оценить сколько времени (помидорок) затрачивается на ту или иную задачу.

Полезные программы: Timewise, Focus booster и т.д.

2. Альпы

Альпы - немного более сложный для меня метод, но при этом один из самых эффективных. Суть метода в правильном планировании, которое достигается при соблюдении следующих пунктов:

• составление списка задач;
• оценка времени, необходимого на выполнение каждой задачи;
• планирование собственного свободного времени из расчёта 60:40; (40% времени отводится на форс-мажор, но впоследствии заполняется резервными делами "заплатками");
• выделение приоритета в делах;
• оценка выполнения задач и контроля процесса.

Преимущества: оптимизация времени, наличие плана и задач, концентрация и самоконтроль.

Полезные программы: Outlook, ежедневник, матрица Эйзенхауэра.

3. Матрица Эйзенхауэра

Матрицу Эйзенхауэра я уже упомянула в применение к методу Альпы, но это и сама по себе очень полезная и простая методика. Все дела делятся на четыре категории:

• срочные и важные,
• важные но не срочные,
• срочные но не важные,
• не срочные и не важные.

Делите все ваши задачи и цели по этим категориям, и вы очень скоро заметите как много времени "съедают" последние две категории. Сосредоточьтесь на главном, и очень скоро вы заметите как увеличилась ваша личная эффективность и научитесь тому, как планировать время.

Преимущества: простая и эффективная схема, которая особенно эффективна для тех, кто лучше воспринимают информацию на графиках и картинках.

4. Парето

Техника Парето в своей основе имеет известный принцип Парето 80/20, где 20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата. Говоря проще, мы можем много усилий вкладывать в раннее развитие ребенка, хотя окажется, что надо было больше времени затратить на поиск хорошего садика. Задача мамочек в том, чтобы определить те 20% дел, которые обеспечивают 80% результата.

Преимущества: эффективная, годами зарекомендовавшая себя техника.

5. Хрономераж

Хронометраж - техника по учету времени, которая может быть сложной в осуществлении, но все сложности с лихвой компенсируются результатом. Ваша задача - записывать все дела и время, затраченное на них в течение дня, в идеале в течение недели или дольше. Так вы выявите "пожирателей времени", поймете как реализуются долгосрочные цели, и вообще скорее всего узнаете о себе много нового. Хронометраж - это самый точный ответ на вопрос, как научиться планировать свое время.

Полезные программы: Manic time, time doctor.

6. Ежедневник или to-do list

Кому-то может показаться невероятным, как много мамочек все еще живут без ежедневника. Кажется, что если ты не ходишь на работу, а сидишь дома в декрете, то и список дел у тебя без строгих дедлайнов. В результате приходится держать лишнюю информацию в голове, а задачи постепенно обрушиваются снежным комом. Каждый вечер посвятите тому, как составить список дел на день. Записывайте дела в списки, встречи в определенные даты, отмечайте выполненное.

Полезные программы: mindmap, outlook, google-календарь.

7. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта - это техника визуального отображения задач и времени. Достаточно старая техника, которая со временем только доказала свою надежность. На одной шкале графика вы отражаете задачи, а на другой - время на их выполнение.

Преимущества: идеальна для любителей графиков, можно отслеживать наглядную связь между задачами.

Полезные программы: MS Project, Excel

Я рассказала вам о самых популярных техниках как правильно планировать свое время, потому что различных техник и систем тайм-менеджмента на самом деле очень много. Пробуйте, применяйте, ищите своё и, кто знает, может быть вы разработаете свою собственную уникальную систему тайм-менеджмента. А я расскажу о ней в следующей статье.

Меня зовут Альфия, я мама двухлетнего сына