Автоматизируем домашний учет финансов

Добрый вечер,

Извиняюсь за много буков на ночь глядя 😏

Моя мечта, это такое приложение, которое само сканирует чек и моментально вносит его данные в домашнюю бухгалтерию, а вы видите сразу красочный отчет. К сожалению, такого технического решения пока нет, поэтому пользуемся тем, что существует.

Хочу поделиться идеей, как можно автоматизировать занесение чеков при ведении домашнего бюджета. Я решила эту проблему 2 месяца назад с помощью приложения Alzex Finance для iPhone.

Alzex Finance это программа для домашней бухгалтерии. Это пока единственное приложение учета домашних финансов, совестимое с приложением «ФНС Проверка чеков» (оно как раз и считывает QR коды чеков).

Теперь я сканирую QR коды с чеков из магазинов, и данные автоматически заносятся в базу домашней бухгалтерии. Из чека извлекается максимум информации, включая стоимость каждой конкретной позиции. Благодаря этой фишке, я могу отслеживать траты на отдельные виды продуктов, а также изменения цен на них. Раньше мне было просто лень вносить такие детали в свой файлик учета.

Итак, как все работает:

Для работы нужно 2 приложения: «ФНС России Проверка чеков» и «Alzex Finance». Первое считывает чек и делает выгрузку во второе приложение. Второе приложение содержит базу данных домашней бухгалтерии, оно обрабатывает выгрузку. Для первых чеков нужно немножко ручного труда, затем все начинает работать автоматически.Так как, как правило, вы основную часть покупок делаете регулярно и в одних и тех же магазинах, при повторных покупках база сама начинает распределять данные чека по правильным категориям. 🤪Звучит сложно, делается легко)))

Я использую приложение Alzex Finance, как инструмент для сбора чеков. Чеки сканирую по мере поступления. Выгрузку делаю вечером, один раз в день или реже. Примерно раз в неделю переношу суммарные данные расходов по главным категориям (типа продукты, детские вещи, коммунальные платежи и тд) в свою pivot табличку на компьютере (люблю я ее, мне так удобнее) Получается, надо вводить 5-6 цифр раз в неделю, вместо ежедневной рутины.

Бонус - детализированная база данных и удобные отчеты на смартфоне всегда под рукой.

Разработчик обещает автоматическую синхронизацию мобильного приложения с такой же программой на компьютере с Windows.

Синхронизировать можно только платную версию приложения через Dropbox.

Кроме того в приложении мне нравится раздел «долги». Он у них может даже высчитывать % по кредиту. Но я использую его для записи своих неоплаченных еще заказов в интернет магазинах, чтобы наглядно видеть, сколько всего предстоит платить. В разделе «долги» можно сделать еще раздел «вам должны» - туда я вношу данные по кэшбэкам или возвратам, которые я ожидаю.

Можно еще отслеживать бюджет на разные категории трат (продукты, бензин и тд) и расход против бюджета.

Есть в этой программе плюсы - она не сложно устроена и большинство ее функций понятны без инструкции. Но есть один жирный минус - это отсутствие инструкции для мобильной версии. Вместо инструкции есть служба поддержки, но инструкция была бы в 100 раз удобнее!

Немного про базу данных. На фото окошко с данными о каждой операции.

В этом примере - строчка из чека. Обязательно указываем счет, откуда списываем денежку. Счета вы задаете сами - можно использовать реальный счет карты, например.

Далее указывается категория трат. Вы сами придумываете названия категорий, также внутри категорий можно сделать виды затрат. Например, категория «продукты», вид «воды, соки».

Вот это вот все потом автоматически вносится при загрузке чека 😎

Для тех, кто дочитал до конца - инструкция, как работать с приложением.

Для начала надо подготовить базу данных для работы.

В приложении Alzex загружена демо база данных (Demo).

Можно на нее посмотреть, чтобы понять принцип работы базы. Можно оставить эту базу, убрав все лишнее, можно сделать свою. Сделайте счета (в разделе счета) откуда будете списывать средства. Категории и виды затрат можно занести сразу или можно добавить потом, по мере загрузки чеков.

Теперь можно сканировпть чеки!

-Открываем приложение ФНС, сканируем QR код чека.

-Затем жмем «проверить чек» и «получить чек». Ваш чек прочитан, его можно будет выгрузить в базу Alzex сразу!!! (UPD).

-Открываем приложение Alzex и в нем открываем базу данных (должно появиться такое окошко)

-Открываем приложение ФНС Проверка чеков. Находим в меню «Получение выписки». Делаем выписку в формате json.

UPD!

В графе «От» выбираем СЕГОДНЯ, графу «До» оставляем пустой.

Откроется текст c абракадаброй. Жмем на значок «поделиться» и находим там «скопировать в Alzex Finance», после нажатия вы увидите, что чек загружен в приложение Alzex.

-Загруженные чеки появятся в разделе «транзакции». Вы должны открыть чек и нажать «подтвердить», чтобы чек попал в базу данных и отразился в отчетах. В это же время вы можете присвоить категории затратам из чека. В первые несколько раз это потребует немного времени, затем категории будут появляться в чеке автоматически, по образу и подобию предыдущих чеков.

Вот с этого момента и начинает работать полная автоматика))🙏👍

Все, что здесь написано, в реальности занимает очень очень мало времени, не пугайтесь😂

На этом форуме размещают информацию по работе программы, там также можно задать вопросы разработчикам

http://community.personalfinances.ru/

!UPD: в программе есть бесплатная и премиум версии.

Бесплатная версия:

-можно загружать чеки, но они будут видны на уровне «Итого». Детализация чеков не доступна.

-отчеты удобнее всего смотреть во вкладке "Счета». Красочные диаграммы из вкладки "Отчеты" недоступны

Премиум версия:

Все то же самое, детализация по каждой строчке чека

В разделе "Отчеты" видны красивые графики

Для платформы Android есть целых два варианта подобных программ: Alzex Finance и Fine Pix.

Всем хорошего вечера, доброй ночи и удачного дня.